Como fazer, passo a passo
- 1
Escolher o tipo de reunião
Assembleia geral, gerência, equipa, projeto, cliente ou workshop.
- 2
Indicar os dados gerais
Data, hora, local ou link, presidente da reunião e participantes.
- 3
Definir os pontos
Para cada ponto: responsável, duração e objetivo (deliberação, discussão ou informação).
- 4
Enviar a ordem de trabalhos
Descarregue o PDF e envie-o com antecedência aos participantes.
Estrutura de uma ordem de trabalhos
Uma boa ordem de trabalhos cabe numa página. Os pontos são numerados (ponto 1, ponto 2 e assim sucessivamente), para que a ata e os documentos de apoio possam remeter para eles sem ambiguidade.
- Motivo, data, hora e local ou dados de acesso à videoconferência
- Quem preside, quem secretaria e quem participa
- Primeiro ponto frequente: aprovação da ata da reunião anterior
- Os assuntos de fundo, com os que exigem deliberação o mais cedo possível
- Para cada ponto: duração, responsável e resultado esperado
- Documentos que devem ser lidos antes da reunião
- Por último, «Outros assuntos»
Assembleias gerais e órgãos sociais
Nas reuniões de órgãos sociais, a ordem de trabalhos delimita os assuntos sobre os quais é possível deliberar. Nas sociedades comerciais, a convocatória da assembleia geral deve indicar a ordem do dia, nos termos do Código das Sociedades Comerciais, e os estatutos podem prever regras adicionais. Em decisões relevantes, confirme os requisitos de forma e de prazo aplicáveis à sua sociedade.
Planear o tempo com realismo
Atribua a cada ponto uma duração realista e uma pequena margem. Se a soma ultrapassar o tempo disponível, passe os pontos meramente informativos para um e-mail ou para a reunião seguinte, em vez de encurtar a discussão das decisões importantes.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre ordem de trabalhos e ata?
A ordem de trabalhos é preparada antes da reunião e lista os assuntos previstos. A ata é redigida depois e regista o que foi discutido e deliberado.
Com que antecedência deve ser enviada?
Em reuniões internas, um a dois dias úteis antes. Em órgãos sociais, dentro dos prazos previstos na lei, nos estatutos ou no regulamento interno.
A ferramenta é gratuita?
Sim. A criação e a descarga do PDF são gratuitas e não exigem registo; a utilização gratuita inclui 20 exportações em PDF a cada 30 dias.
O que cabe em «Outros assuntos»?
Informações breves e temas que não exijam decisão. Os assuntos de maior importância devem constar como ponto próprio da ordem de trabalhos.
Vamos começar?
O editor abre em português. O seu trabalho é guardado automaticamente neste dispositivo.
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