Besprechungsprotokoll erstellen

So geht es, Schritt für Schritt

1. 1

   Vorlage wählen

   Gesellschafterversammlung, Geschäftsführung, Projekt, Team oder Kunde.

2. 2

   Anwesenheit festhalten

   Anwesende, Entschuldigte, Sitzungsleitung und Protokollführung.

3. 3

   TOPs dokumentieren

   Für jeden Tagesordnungspunkt Ergebnis, Beschluss und bei Bedarf das Abstimmungsergebnis.

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   Aufgaben zuweisen

   Verantwortliche Person und Termin je Aufgabe, dann herunterladen und unterschreiben lassen.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?

Das Ergebnisprotokoll hält nur die Ergebnisse fest: Beschlüsse, Vereinbarungen und Aufgaben. Es ist kurz und für die meisten Besprechungen im Unternehmen ausreichend. Das Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion wieder, also wer welche Position vertreten hat. Es ist aufwendiger und wird eingesetzt, wenn der Weg zu einer Entscheidung später nachvollziehbar sein muss.

Was ein Protokoll enthalten sollte

Ein gutes Protokoll versteht auch jemand, der nicht dabei war:

• Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort und Art der Sitzung
• Anwesende und entschuldigte Teilnehmende, Sitzungsleitung und Protokollführung
• Die Tagesordnungspunkte in der Reihenfolge der Tagesordnung
• Beschlüsse im genauen Wortlaut, bei Abstimmungen mit Ergebnis (Ja, Nein, Enthaltungen)
• Aufgaben mit verantwortlicher Person und Termin
• Ort, Datum und Unterschriften von Sitzungsleitung und Protokollführung

Protokolle in der GmbH

Beschlüsse der Gesellschafter einer GmbH werden üblicherweise in einem unterschriebenen Protokoll festgehalten und aufbewahrt. Für bestimmte Beschlüsse, etwa Satzungsänderungen, ist eine notarielle Beurkundung vorgeschrieben; ein einfaches Protokoll genügt dann nicht. Prüfen Sie die Vorgaben Ihrer Satzung und lassen Sie sich bei wichtigen Beschlüssen beraten.

Häufige Fragen